Decyzja o dzierżawie kserokopiarki zamiast jej zakupu to coraz popularniejszy wybór wśród firm z Małopolski. Stały miesięczny koszt, brak wydatków na serwis i możliwość wymiany sprzętu na nowszy model – brzmi idealnie. Jednak jak każda umowa biznesowa, kontrakt dzierżawy kserokopiarki kryje w sobie szczegóły, które mogą zaważyć na tym, czy współpraca będzie udana, czy niepotrzebnie kosztowna.
Przez lata podpisaliśmy setki umów z firmami z Nowego Sącza, Krakowa, Tarnowa i całej Małopolski. Na podstawie tych doświadczeń zebraliśmy 5 kluczowych punktów, które każdy przedsiębiorca powinien bezwzględnie sprawdzić, zanim złoży podpis pod kontraktem.
1. Sprawdź, co dokładnie wliczone jest w opłatę za kopię
Większość kontraktów dzierżawy rozlicza się w modelu z góry określonego kosztu „za stronę” – płacisz stałą kwotę za każdą wykonaną kopię lub wydruk. To uczciwy i przejrzysty system, ale diabeł tkwi w szczegółach.
Oto pytania, które musisz zadać przy analizie umowy:
- Czy cena za kopię obejmuje toner i wszystkie inne materiały eksploatacyjne (np. bębny, pasy transferowe)?
- Czy praca serwisu, robocizna i dojazd specjalisty są w stu procentach darmowe bez limitu kilometrów?
- Czy istnieje ukryta, minimalna liczba kopii miesięcznie (która zmusza do płacenia, nawet jeśli drukujesz mniej)?
- Jaka jest konkretnie cena za kopię pełnokolorową, a jaka za surowy czarno-biały tekst?
Dobra umowa dzierżawy powinna redukować wszystko do jednej, przewidywalnej kwoty. Jeśli dostawca pobiera osobno opłaty za toner, osobno za części czy osobno za dojazd – to potężny sygnał ostrzegawczy dla Twojego portfela.
2. Upewnij się, że serwis ma na piśmie „gwarancję czasu reakcji”
Każda zepsuta kserokopiarka to fizycznie zatrzymana praca całego biura. Czas to pieniądz, dlatego czas reakcji serwisu (tzw. SLA – Service Level Agreement) to jeden z najważniejszych parametrów.
Na co musisz zwrócić uwagę:
- Czy umowa rzetelnie gwarantuje czas reakcji (np. do 4 godzin od zgłoszenia lub gwarancja naprawy na następny dzień roboczy)?
- Czy technik bezwzględnie dojeżdża do siedziby firmy, czy dostawca używa nieuczciwych sztuczek nakazując Ci „dostarczenie sprzętu do najbliższego punktu”?
- Co się dzieje, gdy mechaniczna usterka trwale powala maszynę na 2 tygodnie – czy dostawca automatycznie i bezpłatnie podstawia w pełni skonfigurowane urządzenie zastępcze?
W Noba Group standardem jest certyfikowany dojazd do klienta na terenie całej Małopolski z zagwarantowanym błyskawicznym czasem interwencji. Zanim podpiszesz dokumenty z jakąkolwiek firmą konkurencyjną, zawsze poproś o wyraźne zaznaczenie w nich gwarancji awaryjnych.
3. Sprawdź precyzyjnie warunki prawne rozwiązania umowy
Maszyny biurowe to drogi sprzęt, dlatego umowy dzierżawy są przeważnie podpisywane na czas określony – najczęściej 24, 36 lub nawet 48 miesięcy. To zabezpiecza dostawcę sprzętu, ale potrafi rodzić pewne koszty, kiedy firma chce w połowie drogi zmienić model współpracy.
Skontroluj prawne aspekty wyjścia:
- Jaka jest twarda kara umowna za drastyczne, wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu?
- Co się dzieje w krytycznej sytuacji, kiedy firma zmienia formę prawną, likwiduje oddział lub przechodzi fuzję?
- Czy umowa „automatycznie” przedłuża się po zakończeniu starego okresu w nieskończoność i bardzo trudno ją potem przeciąć bez sprytnych aneksów?
Uczciwi partnerzy biznesowi nie ukrywają tego typu detali. Poproś doradcę o jasne zaprezentowanie tabelek odszkodowawczych.
4. Zweryfikuj, czy parametry techniczne drukarki spełniają Twój cel
Brzmi bardzo banalnie, ale szokująco wiele firm składa podpisy nie sprawdzając w pełni specyfikacji, bazując jedynie na cenie miesięcznej. Po pierwszych trzech miesiącach potrafi się okazać że ksero w dziale marketingu działa zbyt wolno, a o opcji formatu A3 firma całkowicie zapomniała.
Sprawdź specyfikację premium sprzętu przed dzierżawą:
- Szybkość przemiału na minutę: Czy 20 kopii na minutę faktycznie zadowoli rozrzucony, duży zespół (zastosuj bufor prędkości wyższy o przynajmniej 10 kopii na wszelki wypadek).
- Rzeczywisty format podajników papierowych: A4, czy też wielkoformatowe A3?
- Złożone funkcje sieciowo-biurowe: Certyfikowane „scan-to-email” szyfrowane SSL’em, autoryzacja NFC po przyłożeniu identyfikatora oraz drukowanie z bezpiecznej, firmowej chmury.
Prawdziwie zaangażowany serwisant zapyta na jakim systemie pracujecie, wykona prosty audyt obecnego środowiska i poleci bez pudła konkretną linię produkcyjną, na przykład modele premium oparte na Konica Minolta.
5. Zrób na kolanie matematykę – dzierżawa kontra jednorazowy zakup kserokopiarki
Choć bycie dzierżawcą jest powszechne i wybitnie wygodne, na samym końcu dobrze po prostu chłodnym okiem przekalkulować liczby. Dzierżawa to rozwiązanie z założenia dedykowane mniejszym lub średnim organizacjom o dość zmiennym wolumenie drukowania, gdzie elastyczność i święty spokój z serwisowaniem liczą się mocniej niż włożenie wielkiej kwoty „z góry” w zapas gotówki.
Zbuduj swój lejek kosztów:
- Do kwoty pełnego zakupu nowej drukarki dopisz „niechętne i przewidywane po pół roku” kosztorysy kilku tonerów XL o największej pojemności.
- Dodaj wycenę jednej przymusowej instalacji pieca utrwalającego (znanego w branży jako fuser – bardzo popularna, droga wymiana zużyciowa).
- Odejmuj te uśrednione „spodziewane koszty na 4 lata” od kwoty, po której płaciłbyś równe raty czynszu za gotową maszynę w planie dzierżawi.
Podsumowanie i decydujący krok
Profesjonalny schemat dzierżawy ksera to relacja B2B zbudowana na zaufaniu i szybkich interwencjach w terenie. Bezstresowy wydruk w firmie odczuwasz dopiero wtedy, kiedy sam wiesz precyzyjnie, że nic za błędy eksploatacyjne u operatorów sprzętu u Ciebie w biurze nie płacisz. Pamiętaj: uczciwa umowa z konkretnymi taryfami per kopia chroni przede wszystkim dzierżawcę. W Noba Group wyznajemy właśnie ten standard przejrzystości, łącząc go z najlepszym doprawniem flot od renomowanych marek Canon oraz Konica Minolta.
Masz pytania dotyczące warunków wynajmu kserokopiarek premium, lub chcesz po prostu rzetelnie „na liczbach” zderzyć ofertę nowej firmy z naszą? Wykonaj kontakt poprzez oficjalny formularz lub wprost pod stacjonarny numer ekspertów z Noba Group: 18 442 70 37. Chętnie za darmo oszacujemy potencjał oszczędności finansowych Twojego przedsiębiorstwa.
