Jednym z najczęstszych błędów przy wyborze kserokopiarki do biura jest skupianie się wyłącznie na cenie zakupu lub miesięcznym abonamencie, zupełnie pomijając kluczowy parametr – miesięczny wolumen druku. Urządzenie niedopasowane do faktycznych potrzeb firmy będzie albo chronicznie przeciążone i szybko się zepsuje, albo będzie stało bezczynnie pożerając miejsce i generując niepotrzebne koszty stałe.
W tym artykule podpowiadamy jak w prosty sposób obliczyć ile kopii miesięcznie drukuje Twoja firma i jak przełożyć to na wybór konkretnego urządzenia.
Krok 1: Policz liczbę pracowników drukujących regularnie
Zacznij od prostego pytania: ilu pracowników w Twojej firmie korzysta z drukarki lub kserokopiarki przynajmniej kilka razy w tygodniu?
Użyj poniższej tabeli jako punktu wyjścia:
| Typ stanowiska | Szacowane kopie/miesiąc na osobę |
|---|---|
| Praca wyłącznie przy komputerze | 50–150 stron |
| Standardowe biuro (dokumenty, oferty) | 150–400 stron |
| Intensywna praca papierowa (księgowość, prawo) | 400–800 stron |
| Działy marketingu (druk kolorowy, prezentacje) | 200–600 stron |
Krok 2: Oblicz miesięczny wolumen
Wzór jest prosty:
Miesięczny wolumen = liczba pracowników × średnie kopie na osobę
Przykład: Firma zatrudnia 8 pracowników biurowych – 5 w standardowym dziale obsługi klienta i 3 w księgowości.
- 5 × 300 stron = 1 500
- 3 × 600 stron = 1 800
- Łącznie: 3 300 stron miesięcznie
Krok 3: Dobierz urządzenie do wolumenu
| Miesięczny wolumen | Rekomendowane urządzenie |
|---|---|
| Do 1 000 stron | Kompaktowe urządzenie A4 – idealne dla małych biur i JDG |
| 1 000–5 000 stron | Urządzenie wielofunkcyjne klasy biurowej |
| 5 000–15 000 stron | Kserokopiarka A3 klasy workgroup |
| Powyżej 15 000 stron | Profesjonalna kserokopiarka A3 klasy produkcyjnej lub flota urządzeń |
Krok 4: Prędkość urządzenia a wolumen
Prędkość druku (podawana w kopiach na minutę, skrót: ppm) powinna być dobrana do wolumenu i liczby użytkowników. Ogólna zasada:
- 20–30 ppm – maksymalnie 5 000 stron/miesiąc, do 5 użytkowników
- 30–45 ppm – do 15 000 stron/miesiąc, 5–15 użytkowników
- 45–65 ppm – powyżej 15 000 stron/miesiąc, duże zespoły
Dlaczego przekraczanie limitu miesięcznego jest groźne?
Każde urządzenie ma określony przez producenta zalecany miesięczny wolumen druku (Duty Cycle). Regularne przekraczanie tego limitu prowadzi do:
- Przyspieszonego zużycia rolek podających i modułu grzejnego
- Częstszych zacięć papieru i błędów mechanicznych
- Skrócenia żywotności urządzenia o 30–50%
- Utraty gwarancji producenta
Podsumowanie
Dobór kserokopiarki do rzeczywistego wolumenu druku to podstawa mądrego zakupu lub dzierżawy. Zbyt mała maszyna szybko się zetrze, zbyt duża to wyrzucone pieniądze.
Nie jesteś pewien ile kopii miesięcznie drukuje Twoja firma? Zadzwoń do nas: 18 442 70 37 – bezpłatnie przeprowadzimy audyt potrzeb drukowania i dobierzemy optymalne urządzenie lub pakiet dzierżawy.
