Wynajem kserokopiarki kojarzony jest głównie z dużymi korporacjami i rozbudowanymi biurami. Tymczasem coraz więcej małych firm – jednoosobowych działalności, małych biur rachunkowych, gabinetów medycznych czy kancelarii – decyduje się na dzierżawę zamiast zakupu. Czy to zawsze dobra decyzja? Sprawdzamy kiedy wynajem ma sens nawet przy mikro zespole.
Ile kopii miesięcznie drukuje mała firma?
Zacznijmy od realiów. Mała firma 1–5 pracowników najczęściej drukuje:
| Typ firmy | Szacowany wolumen miesięczny |
|---|---|
| Freelancer / JDG | 100–300 stron |
| Małe biuro rachunkowe (1–3 osoby) | 500–1 500 stron |
| Gabinet medyczny/stomatologiczny | 300–800 stron |
| Mała kancelaria prawna | 800–2 000 stron |
| Małe biuro projektowe | 200–600 stron |
To kluczowy punkt wyjścia. Im wyższy wolumen, tym bardziej dzierżawa staje się opłacalna w stosunku do zakupu i samodzielnego zarządzania materiałami.
Od kiedy wynajem kserokopiarki jest opłacalny finansowo?
Przyjmijmy konkretne liczby. Porównujemy:
Opcja A: Zakup urządzenia klasy biurowej
- Koszt zakupu: 3 500–6 000 zł (urządzenie A4 dobrej klasy)
- Tonery na rok: 600–1 200 zł
- Ewentualny serwis: 0–800 zł/rok (zależnie od szczęścia)
- Łączny koszt w 3 latach: 5 300–11 400 zł
Opcja B: Dzierżawa z pełnym serwisem
- Abonament miesięczny: 89–149 zł (urządzenie klasy biurowej A4)
- Tonery: wliczone w abonament
- Serwis: wliczony w abonament
- Łączny koszt w 3 latach: 3 204–5 364 zł
Przy wolumenie powyżej 500 stron miesięcznie dzierżawa jest finansowo konkurencyjna lub korzystniejsza, a dodatkowo eliminuje ryzyko kosztownych awarii.
Jakie urządzenie wybrać dla małej firmy?
Mała firma nie potrzebuje potężnej maszyny z 6 podajnikami i finisherem. To co naprawdę się liczy to:
Dla wolumenu do 1 000 stron/miesiąc: Kompaktowe urządzenie wielofunkcyjne A4 – druk, skan, kopia w przystępnej cenie dzierżawy. Zajmuje mało miejsca, jest ciche i proste w obsłudze.
Dla wolumenu 1 000–4 000 stron/miesiąc: Kompaktowe urządzenie A3 lub mocniejsze urządzenie wielofunkcyjne z szybszym silnikiem druku. Daje elastyczność formatu przy wciąż przystępnym abonamencie.
Korzyści wynajmu których nie widać w arkuszu Excel
Poza czystą matematyką, mała firma zyskuje na dzierżawie kilka rzeczy które trudno wycenić:
Spokój głowy: Nie martwisz się o toner – dostajesz go zanim się skończy. Nie martwisz się o naprawę – technik przyjeżdża do Ciebie. Skupiasz się na swojej pracy.
Brak pułapki technologicznej: Sprzęt który kupujesz starzeje się. Po 5 latach masz przestarzałe urządzenie bez wsparcia sterowników pod nowe systemy Windows. W dzierżawie po zakończeniu umowy wymieniasz sprzęt na nowszy model.
Koszt jako wydatek bieżący: Abonament za dzierżawę to koszt firmowy wpisywany bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu. Zakup urządzenia to środek trwały który amortyzujesz przez kilka lat.
Kiedy zakup ma WIĘCEJ sensu niż wynajem?
Wynajem nie jest dla wszystkich. Zakup będzie lepszym wyborem jeśli:
- Drukujesz mniej niż 200–300 stron miesięcznie (bardzo niski wolumen)
- Pracujesz zdalnie/z domu i potrzebujesz urządzenia tylko dla siebie
- Prowadzisz działalność sezonową i przez część roku urządzenie stoi bezczynnie
- Masz dostęp do dobrego lokalnego serwisu i nie boisz się samodzielnego zarządzania materiałami
Jak wygląda wynajem kserokopiarki w Noba Group?
Proces jest prosty:
- Kontakt i konsultacja – zadzwoń lub napisz, opisz potrzeby firmy
- Dobór urządzenia – dopasowujemy model do Twojego wolumenu i budżetu
- Umowa – przejrzysta umowa na 24 lub 36 miesięcy z jasno określoną ceną za stronę
- Dostawa i instalacja – przywozimy, instalujemy, łączymy z siecią, szkolimy
- Obsługa – tonery, serwis i przeglądy bez Twojego zaangażowania
Obsługujemy firmy z całej Małopolski – Nowy Sącz, Kraków, Tarnów, Limanowa, Gorlice i okolice. Skorzystaj też z wyszukiwarki urządzeń aby wstępnie sprawdzić dostępne modele.
Podsumowanie
Wynajem kserokopiarki dla małej firmy ma sens przy wolumenie powyżej 400–500 stron miesięcznie. Eliminuje ryzyko kosztownych awarii, daje przewidywalne koszty i pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu zamiast na zarządzaniu sprzętem.
Zadzwoń: 18 442 70 37 – bezpłatnie pomożemy ocenić czy wynajem to dobry wybór dla Twojej firmy i przygotujemy spersonalizowaną ofertę.
