Koszty druku w firmie to nie tylko zakup i utrzymanie drukarek, ale także materiały zużywalne i serwis. Wiele osób zarządzających nie potrafi określić, ile tak naprawdę wydają na drukowanie. To częsty problem w biznesie. Nieświadomość kosztów druku może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów, nadmiernego zużycia papieru i energii, a także obniżenia jakości druku. Aby uniknąć tych negatywnych skutków, warto zwrócić uwagę na sposób, w jaki drukujemy i jak możemy to poprawić.
Większość kosztów druku w fimie nie wynika z samego zakupu urządzeń, lecz z ich eksploatacji, serwisu i zarządzania.
To stanowi aż 85-90% całkowitej wartości. W obecnych czasach, kiedy pracownicy rzadziej bywają w biurze, trzeba znaleźć rozwiązania, które będą skuteczne i dopasowane do potrzeb.
Audyt środowiska i kosztów druku to usługa, która pomaga w tym zadaniu. Polega ona na dokładnej analizie stanu i potrzeb firmy w zakresie druku, a następnie zaproponowaniu optymalnych rozwiązań, które pozwolą na zmniejszenie kosztów, poprawę jakości i zwiększenie wydajności.
Czym jest audyt i po co go robić?
Metoda audytu zależy od wielkości i złożoności druku w firmie. Można go przeprowadzić samodzielnie lub skorzystać z dedykowanego programu.
Jakie korzyści daje audyt?
- realne oszczędności na zakupie i utrzymaniu urządzeń, materiałach eksploatacyjnych, serwisie i zarządzaniu – średnio nawet o 30-45%
- zwiększenie efektywności pracy poprzez usprawnienie i ujednolicenie procesów drukowania i przetwarzania dokumentów
- korzyści dla środowiska naturalnego poprzez zmniejszenie zużycia papieru, energii i odpadów
- zaoszczędzenie zasobów personalnych do zarządzania sprzętem
Jak przebiega audyt?
Audyt to dwufazowa usługa, która ocenia i poprawia druk w firmie.
Na pierwszym etapie polecamy “ukryte” zainstalowanie programu do monitorowania na 2 tygodnie lub miesiąc.
Etap drugi to „ujawnienie” wdrożenia systemu monitorującego. Jak pokazują statystyki już po tym pierwszym niejawnym okresie uzyskujemy czasami możliwość ograniczenia kosztów o 30-45%.
To rezultat większej świadomości użytkowników i optymalizacji druku. Na przykład nadzorowanie własnego drukowania, drukowanie z obu stron, poprawianie tekstów na monitorze a nie na papierze itd.
Wtedy powstaje kompleksowy raport o:
- ilości drukarek
- rodzaju sprzętu
- ilości wydruków łącznie
- ilości wydruków per użytkownik
- stron mono i kolor
- stron drukowanych dwustronnie
- nazwy plików i rodzaju drukowanych dokumentów
Oraz wiele innych informacji, które ułatwią sporządzenie pełnego raportu.
Co zrobić po zakończeniu audytu?
Z pełnym raportem w ręku, możemy podjąć się jego sprawdzenia.
- czy sprzęt jest dobrze dopasowany do potrzeb – także w poszczególnych miejscach w biurze
- gdzie występują problemy w płynnym użytkowaniu
- co powoduje największe wydatki
Przeprowadzamy całościową analizę systemu i sprawdzamy jak go ulepszyć.
W efekcie dostajemy gotowe propozycje do poprawy tych obszarów.